Samorządy na minie KSeF

Ministerstwo Finansów nie zamierza wprowadzać systemowego obowiązku uzupełniania danych o odbiorcy końcowym (Podmiot3) na fakturach wystawianych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Takie stanowisko przedstawił wiceminister finansów Zbigniew Stawicki w odpowiedzi na interpelację dotyczącą luk funkcjonalnych systemu w zakresie fakturowania dla JST. Jednocześnie resort zapewnia, że obecna struktura logiczna e-faktury już dziś pozwala na automatyczne rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz jednostek podrzędnych samorządów.

Z interpelacją w tej sprawie wystąpił poseł Janusz Kowalski (PiS), który zwrócił uwagę na brak mechanizmów systemowych wymuszających uzupełnienie pola Podmiot3 przy fakturach dokumentujących dostawy towarów lub usług dla JST. W praktyce oznacza to, że faktury mogą być wystawiane wyłącznie z oznaczeniem JST jako nabywcy (Podmiot2), bez wskazania faktycznego odbiorcy, którym często jest jednostka organizacyjna samorządu, np. szkoła czy jednostka budżetowa.

Parlamentarzysta podkreślił, że w dokumentacji KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów jedynie rekomenduje producentom komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z API KSeF stosowanie mechanizmów sugerujących konieczność wypełnienia pola Podmiot3 w przypadku, gdy nabywcą jest JST. Rekomendacje te nie mają jednak charakteru wiążącego i nie są wspierane rozwiązaniami po stronie samego systemu.

– KSeF nie odrzuca faktur bez wypełnionej sekcji Podmiot3 ani nie identyfikuje automatycznie, że dana transakcja dotyczy zakupu realizowanego przez jednostkę samorządu terytorialnego – zaznaczył Kowalski.

Zdaniem posła brak rozwiązań systemowych powoduje przeniesienie odpowiedzialności za prawidłowe modelowanie fakturowania na relacje umowne pomiędzy JST a dostawcami. W efekcie konieczne są indywidualne uzgodnienia dotyczące sposobu wypełniania sekcji Podmiot3, w tym wyboru pomiędzy identyfikatorami NIP jednostek podległych a identyfikatorami wewnętrznymi (IDWew). Prowadzi to – jak argumentował – do braku jednolitości, zwiększenia ryzyka błędów oraz sporów interpretacyjnych pomiędzy systemami finansowo-księgowymi JST, dostawców i KSeF.

Resort finansów: zmiany nie są możliwe ani konieczne

W odpowiedzi wiceminister finansów Zbigniew Stawicki wyjaśnił, że wprowadzenie prawnego obowiązku wypełniania sekcji Podmiot3 nie jest możliwe ze względu na ograniczenia wynikające z unijnej dyrektywy VAT, która określa zakres danych wymaganych na fakturze. Jednocześnie – jak zaznaczył – nie jest to konieczne do osiągnięcia celu, jakim jest wskazanie jednostki wewnętrznej JST jako faktycznego odbiorcy.

Wiceszef resortu podkreślił, że struktura logiczna e-faktury jest jednolita dla wszystkich podmiotów gospodarczych i została zaprojektowana w sposób uwzględniający specyfikę jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych przez JST w strukturze FA(3) wykazuje się:

• dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1,

• dane nabywcy – JST – w elemencie Podmiot2, wraz z numerem NIP JST oraz oznaczeniem „1” w polu znacznikowym JST,

• opcjonalnie dane jednostki podrzędnej JST w elemencie Podmiot3, wraz z jej NIP-em i oznaczeniem roli „8” (JST – odbiorca).

Jak wskazał Stawicki, takie rozwiązanie umożliwia dostęp do faktury zarówno JST jako nabywcy, jak i osobom lub podmiotom działającym w ramach jednostki podrzędnej, jeśli została ona wskazana w polu Podmiot3. Alternatywnie JST mogą korzystać z modelu uprawnień opartego na identyfikatorze wewnętrznym, w którym zamiast NIP jednostki podrzędnej stosuje się IDWew.

Odnosząc się do pytania o możliwość automatycznego rozpoznawania transakcji realizowanych na rzecz JST, wiceminister podkreślił, że takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze FA(3). W przypadku zakupów realizowanych na potrzeby jednostki podrzędnej w polu JST w Podmiot2 wskazuje się wartość „1”, natomiast gdy zakup dotyczy samej JST – wartość „2”.

Resort nie planuje jednak wprowadzenia systemowego obowiązku uzupełniania pola Podmiot3 ani mechanizmów walidacyjnych po stronie KSeF. Jak zaznaczył Stawicki, odpowiednie rozwiązania wdrożono natomiast w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Po zaznaczeniu odpowiedzi „Tak” na pytanie, czy faktura dotyczy JST, aplikacja wymaga bowiem wskazania danych jednostki podrzędnej w sekcji Podmiot3.

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości podmiotów, w tym jednostek samorządu terytorialnego, od 1 kwietnia 2026 r. Wcześniej – od 1 lutego 2026 r. – z systemu będą musiały korzystać duże podmioty, w tym samorządy, których obrót przekroczył 200 mln zł.

red./PAP