Koniec papierowych teczek? Samorządy wchodzą w erę cyfrowej administracji

Elektroniczny obieg dokumentów, e-Doręczenia zamiast tradycyjnych listów, usługi dostępne przez internet i większa ochrona przed cyberzagrożeniami – tak wygląda przyszłość polskiej administracji. O tym, jak samorządy mogą skutecznie przejść cyfrową transformację, rozmawiali uczestnicy finału ogólnopolskiego cyklu „Cyfrowy Samorząd” w Warszawie. Spotkanie pokazało, że cyfryzacja urzędów nie jest już odległą wizją, ale procesem, który dzieje się tu i teraz.

Jeszcze niedawno papierowe akta, pieczątki i tradycyjna korespondencja były codziennością większości urzędów. Dziś administracja publiczna coraz śmielej przenosi się do świata cyfrowego. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, cyfrowa komunikacja z mieszkańcami oraz nowoczesne systemy informatyczne mają sprawić, że załatwianie spraw urzędowych będzie szybsze, prostsze i bezpieczniejsze.

O wyzwaniach i możliwościach związanych z cyfryzacją samorządów rozmawiano podczas wydarzenia „Cyfrowy Samorząd – Mazowieckie”, które odbyło się w Urzędzie Dzielnicy Bielany m.st. Warszawy. W spotkaniu uczestniczyło ponad 300 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego z Mazowsza. Wśród gości znaleźli się m.in. wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, wojewoda mazowiecki Mariusz Frankowski oraz wicewojewoda mazowiecki Patryk Fajdek.

Warszawskie spotkanie było finałem ogólnopolskiego cyklu organizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji. W ciągu kilku miesięcy przedstawiciele resortu odwiedzili wszystkie województwa, spotykając się z ponad 2 tysiącami reprezentantów samorządów. Celem inicjatywy było nie tylko przedstawienie planów cyfrowej transformacji państwa, ale także rozmowa o praktycznych problemach, z jakimi mierzą się urzędy podczas wdrażania nowych technologii.

Transformacja cyfrowa administracji nie może odbyć się bez aktywnego udziału samorządów – podkreślali uczestnicy spotkania. To właśnie lokalne urzędy są najbliżej mieszkańców i odpowiadają za ogromną część codziennych usług publicznych.

– Nie da się przeprowadzić transformacji cyfrowej bez samorządów. To właśnie samorządy są najbliżej mieszkańców i najlepiej znają ich codzienne potrzeby – mówił wicepremier Krzysztof Gawkowski. Jak zaznaczył, rozwijane narzędzia mają wspierać urzędy w codziennej pracy i pozwolić im działać szybciej, bezpieczniej oraz bardziej efektywnie.

Jednym z najważniejszych kierunków zmian jest wdrażanie systemu EZD RP, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją. Rozwiązanie to pozwala ograniczyć papierowy obieg spraw, usprawnić pracę urzędników i ułatwić kontrolę nad dokumentami. Coraz większą rolę odgrywają również e-Doręczenia, które stopniowo zastępują tradycyjną korespondencję między urzędami, firmami i obywatelami.

Do końca czerwca 2026 roku użytkownicy założyli już ponad 4,3 mln adresów do e-Doręczeń, a system obsłużył ponad 90 mln przesyłek elektronicznych i hybrydowych. Z kolei z EZD RP korzysta ponad 250 tys. użytkowników w ponad 6 tys. urzędów.

Nowoczesna administracja to jednak nie tylko wygodne usługi online. Coraz większym wyzwaniem staje się ochrona danych mieszkańców i odporność urzędów na cyberataki.

– Cyfryzacja ma dziś ogromne znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa – zarówno z perspektywy państwa, jak i tego, co robimy na poziomie województwa – podkreślił wojewoda mazowiecki Mariusz Frankowski. Zwrócił uwagę, że to właśnie samorządy zarządzają kluczową infrastrukturą oraz ogromnymi zbiorami danych, dlatego ich zabezpieczenie ma znaczenie dla funkcjonowania całego państwa.

Skala zagrożeń rośnie z roku na rok. W 2025 roku krajowe zespoły CSIRT obsłużyły blisko 273 tys. incydentów bezpieczeństwa – o ponad 144 proc. więcej niż rok wcześniej. Odpowiedzią na te wyzwania jest m.in. program „Cyberbezpieczny Samorząd”, którego budżet wynosi 1,5 mld zł. Z programu korzysta już ponad 2 tys. jednostek samorządu terytorialnego.

Podczas spotkania eksperci z Centralnego Ośrodka Informatyki, NASK, Centrum Projektów Polska Cyfrowa oraz Instytutu Łączności rozmawiali również o przyszłości cyfrowych usług publicznych. Wśród tematów znalazły się rozwój aplikacji mObywatel, wykorzystanie sztucznej inteligencji w urzędach, podnoszenie kompetencji cyfrowych pracowników oraz integracja systemów administracji.

Cyfrowe narzędzia mają nie tylko przyspieszać obsługę mieszkańców, ale także zmieniać sposób działania samych urzędów. Automatyzacja powtarzalnych zadań, szybszy dostęp do informacji i możliwość załatwiania spraw bez wizyty w urzędzie stają się standardem, którego oczekują obywatele.

Przedstawiciele administracji przypomnieli, że cyfrowa zmiana jest efektem wielu lat inwestycji. Jak wskazywał wojewoda Mariusz Frankowski, pierwszym etapem było budowanie podstawowej infrastruktury – dostępu do internetu i sieci szerokopasmowych, które w dużej mierze powstawały dzięki środkom europejskim.

Dziś Polska znajduje się w zupełnie innym miejscu, a kolejnym krokiem jest tworzenie administracji bardziej dostępnej, odpornej i przyjaznej mieszkańcom.

Cyfrowy urząd przyszłości ma działać szybciej, bezpieczniej i bliżej obywatela. Zamiast stosów dokumentów – elektroniczne systemy. Zamiast długiego oczekiwania – usługi dostępne online. A zamiast reagowania na zagrożenia – stałe budowanie cyfrowej odporności. Samorządy stoją więc przed dużą zmianą, ale także przed szansą na stworzenie administracji odpowiadającej na potrzeby XXI wieku.